Guida al GDPR per chi non ne vuol sapere: dice il controller “lei non sa chi sono io”


Manca un anno al GDPR Doom’s Day e ovviamente siamo ancora impreparati ad affrontare la cosa.

Non lo dico io, ovvio, ma lo dicono le statistiche. E se i nostri amici al di la delle alpi sono messi non benissimo leggendo queste statistiche, vi lascio immaginare come siamo messi noi.

Siccome è un po che mi occupo della faccenda devo dire che mi sembra evidente che la comprensione di cosa sia il GDPR latita tra i responsabili aziendali, e le idee su come implementarlo sono spesso poche ma ben confuse.

Ho parlato in articoli precedenti diffusamente sul GDPR in tono lieve e talvolta ironico, ci provo ancora, anche se confesso che incomincio a provare un vago senso di inquietudine quando parlo di questi argomenti.

iniziamo dai alcuni errori di comprensione comuni

Il Bestiario GDPR

  • Il GDPR mi impedisce di collezionare i dati personali

lo ho sentito dire parecchie volte, ed ovviamente la risposta più corretta a questa osservazione è:

…ma la finiamo di dire pirlate?

Il GDPR è un regolamento che impone regole stringenti di gestione e processo dei dati personali, ma non ne impedisce ne la raccolta ne l’utilizzo. il punto è: sappiamo che ti servono, ma devi proteggere l’identità delle persone legate ai dati che hai raccolto.

  • Il GDPR è una roba IT, non mi interessa

e si …

…ma le multe le paghi tu non l’IT

Ovviamente tutto quello che non ci piace diventa un problema IT, peccato che l’IT sia impattata dal GDPR in maniera strumentale. Mi spiego meglio, l’IT deve implementare quelle misure che qualcuno decide debbano essere implementate per garantire il rispetto della normativa, ma non è l’IT che decide cosa implementare.

  • Il GDPR è una roba da avvocati, l’IT non centra

Ovviamente duale al precedente esiste la versione IT che si declina con un

ma a me cosa importa di sta roba?

peccato che una corretta implementazione dei dettami del GDPR imponga anche all’IT a ripensare i propri processi ed iniziare a gestire le cose in maniera adulta.

  • Io Faccio HR non mi devo occupare di queste cose

Ora notoriamente la mia posizione nei confronti della moderna interpretazione delle funzioni HR è abbastanza “critica” (lo so è un eufemismo).

…Il GDPR fa riferimento ai dati personali, ma anche quelli dei dipendenti…mi spiace ma ci sei dentro fino al collo caro HR manager…

Purtroppo per gli amici HR il GDPR non fa distinzioni tra clienti, fornitori o dipendenti. il GDPR si occupa di preservare le libertà fondamentali dell’individuo, essere impiegato non ne inficia né gli obiettivi né gli obblighi. Si, le funzioni HR devono tenere conto del GDPR.

e via scemenzando ne ho sentite fin troppe, anche da sedicenti personaggi che si offrono come esperti. Ok Ok loro dicono lo stesso di me 🙂

GDPR e Processi

Il primo che dovrebbe preoccuparsi del GDPR non è altri che il Board della azienda. La corretta implementazione del GDPR richiede infatti la esplicita presa in carico della azienda della implementazione della conformità alla nuova legge.

Nel dettato del GDPR viene esplicitato diverse volte che spetta all Data Controller di fare le valutazioni inerenti a quale sia il rischio legato alla getione dei dati personali tenendo presente da un lato le esigenze del business dall’altro le libertà individuali da proteggere.

In altre parole il motore della analisi è il Business. e questo non è un dominio che attiene all’IT ma al board della azienda.

l’implementazione del GDPR richiede che si sia in grado di fare una valutazione di Business dell’impatto del processo di raccolta ed elaborazione di dati personali. è il business che determina anche come devono essere gestiti e protetti questi dati.

Il soggetto utilizzato nella nomenclatura GDPR per fare queste valutazioni è il Data Controller. Il responsabile ultimo del trattamento, il CEO della azienda.

in altre parole chiedere alle funzioni IT di gestire il GDPR è come chiedere ad un pilota di progettare una macchina.

Alla fine della fiera la corretta implementazione della normativa richiede la definizione di processi definiti tracciabili e sicuri che consentano di gestire tutta la vita del dato personale all’interno della azienda. questo comporta:

  1. la definizione delle responsabilità all’interno della struttura (ruolo che spetta per definizione al management)
  2. la definizione del livello di rischio accettabile in relazione all’attività aziendale ed alla natura dei dati raccolti (che secondo il GDR spetta al management aziendale)
  3. la implementazione di misure correttive atte a minimizzare il rischio ANCHE dal punto di vista informatico, cosa che richiede l’intervento delle funzioni IT e di sicurezza

Data Controller e Data Processor

Non si può capire cosa sia il GDPR senza aver capito appieno chi è il Data controller, chi è il Data processor e come gira il fumo 🙂

Data Controller

chi cavolo è il data controller?

Il Data controller secondo il GDPR è il responsabile del trattamento dei dati, insomma quello che decide:

  • che dati raccogliere
  • per cosa utilizzarli
  • valutare e gestire il rischio (attraverso lo strumento della DPIA)

In quanto responsabile, spetta al Data Controller (il CEO aziendale o chi per lui) definire quale sia il livello di rischio accettabile e quindi quali siano le misure di mitigazione corrette da mettere in piedi tenendo presente i vincoli dettati dal GDPR.

Questo non significa che altre funzioni aziendali non siano coinvolte nel processo di definizione; HR, MKTG, Sales ed IT sono componenti attive del processo. Ma alla fine la decisione spetta a chi ha la responsabilità, e questa ricade, secondo il GDPR, sul Data Controller in quanto è l’owner delle attività di business e quindi l’unico che possa valutare, come richiede GPR esposizione e rischio.

Data Processor

Ma allora chi o cosa cavolo è un data processor?

Il data Processor altri non è che chi materialmente si occupa delle attività di raccolta e processo dei dati. In quest’ottica, ad esempio, il data processor può essere sia l’operatore marketing che fa le interviste telefoniche e raccoglie i dati, che la struttura IT che gestisce la struttura informatiche che questi dati manipola e gestisce seguendo le istruzioni impartite dal Data Controller..

Mentre il Data controller è una funzione aziendale interna, il data processor può essere anche una entità esterna. è il caso di servizi offerti da terzi: dai cloud providers, alle agenzie di marketing la variabilità dei data processor dipende da come i dati ed il business è stato disegnato ed implementato.

Essendo il Data controller chi decide quale sia il livello di rischio accettabile e quindi le opportune misure di mitigazione il processo di implementazione del GDPR non può partire dai data processor che invece sono le funzioni “implementative”.

Per esemplificare al data controller spetta la definizione dei parametri di business e il livello di rischio accettabile. questo comporta assumersi la responsabilità di come i dati vengono raccolti, gestiti e protetti.

Al Data processor invece spetta l’implementazione operativa delle misure di sicurezza richieste dal Data controller e le operazioni generiche di gestione dei dati.

Insomma il GDPR non dice che devi usare encryption, ma dice che spetta al Data Controller decidere se questa sia una misura adatta a proteggere le libertà individuali associate an un non corretto uso dei dati raccolti in funzione degli imperativi di business.

ovviamente il Data Controller è libero di andare dalle funzioni IT per chiedere:

  1. si può fare?
  2. quanto costa?

ma non spetta all’IT decidere in seno alla implementazione o meno della misura.

Altri aspetti del GDPR richiedono attività che coinvolgono un corretto disegno della struttura manageriale e di reporting che sono di delicata implementazione vista la storica sclerosi delle strutture manageriali italiane storicamente avverse a qualsiasi cambiamento. ma questo è un punto su cui il GDOR non transige, pur non dando indicazioni specifiche richiede l’esplicita responsabilità aziendale nei confronti della implementazione del dettato di legge. alcuni vincoli tuttavia sono esplicitati in termini di legislazione locale anche in italia, ad esempio come si sta definendo la figura del DPO che, è chiaro dal dettato del GDPR, non ha responsabilità diretta sulla implementazione del GDPR che rimane in toto al data controller, e che deve avere il garantito livello di autonomia ed indipendenza dalle altre funzioni aziendali (il che taglia fuori, ad esempio, it managers, sales managers o ruoli simili).

L’inversione dell’onere della prova

Un aspetto probabilmente non ancora ben digerito della nuova normativa è il concetto sottointeso di inversione dell’onere della prova.

Spetta al Data controller dimostrare di essere compliant al GDPR in caso di controlli e o di incidenti.

in altre parole:

sei colpevole se non dimostri la tua innocenza

Questo significa che gli obblighi indicati dal GDPR non sono formali ma sostanziali, e la loro implementazione deve essere formalmente dimostrabile, altrimenti, indipendentemente che ci si sia comportati bene o meno, si è formalmente e sostanzialmente non conformi e quindi perseguibili a termini della normativa.

Insomma non possiamo “ciurlare nel manico” più di tanto, ma siamo obbligati a mettere in piedi processi dimostrabili in maniera chiara, attraverso documentazione, reporting, funzioni aziendali correttamente definite.

 

 

 

 

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Guida al GDPR per chi non ne vuol sapere: dice il controller “lei non sa chi sono io” was originally published on The Puchi Herald Magazine

Guida al GDPR per chi non ne vuole sapere: devi iniziare, ma cosa devi fare?


Hai già realizzato che tra un anno dovrai essere conforme alle nuove leggi sulla privacy dettate dal GDPR?

Ok Ok ho capito

devi pensare di passare da il tuo:

“chissenfrega della privacy tanto non è una roba di business “

a

“ops se stavolta non faccio le cose per bene rischio una multa fino al 4% sul mio fatturato. maledetto @#][<> GDPR

 

e stai entrando in ansia.

a dire il vero non credo tu lo stia facendo, anzi credo che continui a dire la prima frase come un mantra, ma facciamo finta che tu ti sia reso conto che stai per andare a metterti un un fiume di rogne se non fai qualche cosa, il punto è cosa fare?

Vediamo se ti posso aiutare. Certo, vorrei poterti spiegare cosa sia il GDPR cosa significhi data privacy e data protection, ma siccome so che non sei interessto a capire il perchè ma solo il cosa cercherò di essere il piu elementare possibile.

Passo numero uno, ti serve un DPO

Che cavolo è un DPO?

Il DPO è il tizio che ti dovrebbe aiutare a gestire le richieste derivanti da questo signor GDPR che nessuno, al momento, ti ha ancora presentato ma che sembra sia ansioso di darti multe e prendere i tuoi soldi.

DPO in inglese sarebbe Data Protection Officer, che in italiano puoi tradurre come Responsabile della Protezione dei Dati: ma come non ti bastava dover prendere un IT manager (quando lo hai)?

Ora lo so che tu vorresti chiamare il tuo IT manager e dirgli,

fai te prendi uno dei tuoi e dagli sta sola AGGRATIS

ma, purtroppo, temo non funzioni così.

Il signor GDPR, un perfido europeo insensibile ai tuoi bisogni, ha imposto che questo DPO deve essere un ruolo che gode di una certa indipendenza, e addirittura sembra che l’orientamento sia quello di dire che questo signore è incompatibile col ruolo di IT manager (una ditta tedesca è gia stata sanzionata per questo, ma si sa i tedeschi sono pignoli).

Ti dirò di più un DPO deve avere garantita autonomia per darti le indicazioni su come implementare la conformità alle richieste del signor GDPR  ma tu mantieni la responsabilità delle scelte aziendali, come a dire

  • se lui ti dice di fare “A” e tu invece fai “B” il responsabile sei tu
  • se lui ti dice di fare “B” perché tu gli hai detto che vuoi cosi il responsabile sei tu
  • comunque io responsabile sei tu.

andiamo bene, già sono sicuro che la cosa non ti piace, se ti stava antipatico il signor GDPR ora immagino incominci a detestare anche questo signor DPO, chiunque esso sia.

Voglio essere sincero con te, in Italia si sta ancora discutendo cosa sia un DPO, c’è chi dice un giurista, c’è chi dice sia un informatico,io ti dico è un po di tutti e due… ma in caso sia un giurista specializzato ti costerà di più … sai bene che gli specialisti IT li prendi per un tozzo di pane dal cognato del fratello dell’amico del cognato del salumiere.

Il problema del DPO è che deve spiegarti (non lo invidio) cosa DEVI fare per mettere in sicuro i dati che gestisci e che possono essere soggetti al GDPR. ma questo richiede:

  1. di capire le leggi sulla privacy
  2. di capire come i sistemi di gestione dei dati sono implementati
  3. di capire come funzioni il tuo business
  4. di capire come proteggere i dati in funzione dei tuoi sistemi, del tuo business e delle leggi sulla privacy

Insomma, il DPO dovrebbe essere un manager di provata esperienza cosa che, da sola, è quasi insopportabile, e mettere il naso nelle tue cose.

ora hai diverse scelte:

  1. puoi usare un consulente esterno
  2. puoi assumere o specializzare una persona interna
  3. puoi fregartene (come stai facendo al momento) e rischiare allegramente la multa.

ovviamente i tre punti hanno pro e contro, se usi un esterno devi pagarlo ma puoi cambiarlo se on fa quello che vuoi tu, se usi un interno rischi che no possa fare il suo lavoro precedente, se te ne freghi beh, spera che non ti becchino.

E dopo che hai preso un DPO?

Ora supponiamo che alla fine ti sia messo una mano sul cuore ed una sul portafoglio ed hai scelto l’opzione 1 o 2 (escludo la 3)

che fare?

il primo step da seguire è mettere insieme tutte le teste pensanti della tua azienda, la gente IT ed il DPO e fare 2 cose:

  1. scoprire dove sono i dati soggetti al GDPR e come li gestisci
  2. effettuare una robaccia che si chiama PIA (Privacy Impact Assessment) che vuol dire, basicamente,

questi primi due passi sono importantissimi perchè, diciamocelo chiaro, tu non hai la minima idea di

  • cosa siano i dati,
  • dove siano,
  • come li usi,
  • a cosa ti servono,
  • come li raccogli,
  • come li gestisci ,

La cosa spaventosa è che di sicuro il signor GDPR obbligherà le aziende a farsi carico si una enorme quantità di dati da proteggere.

Cerco di essere chiaro: tutti i dati  che possono essere utilizzati per fare riferimento ad una persona che vive sono dati personali ai sensi GDPR:

  • ID,
  • cookie,
  • indirizzi IP,
  • indirizzi di posta elettronica,
  • ogni identificatore di dispositivo personale
  • i metadati senza identificatore che possono essere afferiti ad una persona
  • ….

Non sai di che parlo? SALLO!!!!

ok ok lo so non ne capisci nulla di sta roba, per questo ti dicono che devi usare un DPO che, in qualche modo, deve essere capace di parlare con te e i tuoi managers e spiegarVi le cose, con l’IT manager e spiegargli le cose, con chi si occupa di sicurezza …..

capire dove siano questi dati, cosa siano non è quindi elementare, ma almeno una volta che lo hai fatto puoi passare al secondo step, la PIA.

No la PIA non è la Paperon Intelligence Agency

Non devi aspettarti che Paperino venga in tuo soccorso. la PIA è uno strumento che ti aiuta a capire i rischi cui sei soggetto gestendo i dati che stai gestendo e che neanche sapevi che stavi gestendo.

la PIA ti serve per capire cosa si rischia e come si protegge. purtroppo la PIA richiede che il tuo DPO, l’IT manager e il responsabile della sicurezza siano in grado di fare queste valutazioni, il che significa, implicitamente, che il cognat del vicino del fratello del salumiere sotto casa a cui fai riferimento come “guru” economico per tutte le tue esigenze IT probabilmente non sarà abbastanza.

Insomma se la PIA alla fine ti dice che sei messo maluccio non ti stupire, anzi stupisciti se ti dice il contrario.

…. e finalmente puoi iniziare a lavorare

una volta che hai DPO, e PIA puoi finalmente iniziare a ragionare su cosa ti serve, aspettati parecchio lavoro in termini di:

  1. come gestisci i tuoi dati
  2. policy e procedure da implementare
  3. tecnologie e, scusa la parolaccia, roba IT che manca o va gestita davvero tipo: backups, databases, sicurezza …

la cosa cattiva è che dovrai lavorarci parecchio

la cosa buona è che potresti scoprire che gestire bene le cose alla fine può anche farti lavorare meglio, anche se probabilmente in maniera diversa da prima.

se vuoi ne parliamo, fammi sapere….

 

 

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Guida al GDPR per chi non ne vuole sapere: devi iniziare, ma cosa devi fare? was originally published on The Puchi Herald Magazine